Moteur de recherche d'offres d'emploi au Cégep Limoilou

Agente ou agent de soutien administratif, classe principale à l'accueil de la DSEFC


Détail de l'offre

Informations générales

Provoquons des réussites, une personnes à la fois!

Au Cégep Limoilou, on s'investit, on s'implique, on avance ensemble. La part de chacun compte et provoque quelque chose de grand. Entre collègues, nos liens sont significatifs et on s'entraide parce qu'on croit à ce que l'on fait et pour qui on le fait. Envie de faire carrière dans un milieu de vie stimulant, actif et collaboratif? Allez-y! Foncez! On a hâte de vous rencontrer.

Le Cégep Limoilou souscrit et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi. Il invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent également être offertes pour les personnes en situation de handicap afin de faciliter le processus de sélection.  

Référence

2024-367  

Date de début de diffusion

2024-04-03

Date de fin de diffusion

2024-04-18

Votre mandat

Intitulé du poste

Agente ou agent de soutien administratif, classe principale à l'accueil de la DSEFC

Catégorie de personnel

Personnel de soutien

Description de la fonction

L’agente ou l'agent de soutien administratif, classe principale de la DSEFC joue un rôle central dans les activités de la direction. La personne veille au bon déroulement des activités par la coordination de différents processus administratifs, allant de la gestion de l’inventaire, le suivi budgétaire de certains postes et la production de documents destinés à la reddition de comptes, notamment.

Devant faire preuve d’une grande autonomie et d’un bon jugement, elle coordonne les demandes qui proviennent de l’extérieur de la direction et agit en conseil de première ligne pour les étudiants des programmes, les candidats en reconnaissance des acquis et des compétences ainsi que les personnes de la population en général qui sont en recherche d’une formation ou d’un service éducatif. En outre, elle est la personne de référence pour certains services offerts aux enseignants par la DSEFC et pour l’équipe elle-même.


Cette personne est au cœur de l’équipe de la DSEFC, du fait de ses connaissances des différents services et personnes-ressources du Cégep. La personne recherchée doit ainsi avoir un intérêt marqué pour le service à la clientèle, apprécier réaliser des tâches variées, avoir la curiosité de découvrir les fonctions des différents services du Cégep et être proactive.

Concrètement, l'agente ou l'agent sera responsable des tâches suivantes :

  • Accueille, identifie le besoin et oriente les étudiants, chargés de cours ou le personnel vers les différents services de la direction et du Cégep selon le besoin;
  • Coordonne la logistique des activités administratives de la DSEFC;
  • Est responsable de la facturation de frais, production de documents officiels, duplicatas, attestations de fréquentation scolaire, gestion des impressions, etc.;
  • Assure la gestion des prêts d’équipement, réservation des locaux et casiers;
  • Effectue les demandes de sanction et produit les attestations de réussite;
  • Effectue le suivi budgétaire de certains postes pour la direction, produit les documents destinés à de la reddition de comptes et gère l’inventaire des fournitures de bureautique et des programmes requérant de l’achat de matériel et équipements;
  • Accomplit un ensemble de travaux administratifs en soutien aux gestionnaires et aux professionnels de la direction;
  • Offre un soutien à la gestion des dossiers de l’étudiant au regard des documents de citoyenneté;
  • Identifie les besoins et demande les services de maintenance et d’entretien des locaux de la Direction;
  • Fait l’extraction et traite les données quantitatives aux fins de production de documents d’analyse;
  • Participe aux activités de recrutement de clientèle :
    • Information de première ligne pour les gens de l’externe en recherche de services ou d'information, en présence, par téléphone ou par messagerie électronique;
    • Préparation des documents requis;
    • Compilation de données sur la demande de services éducatifs et conseille l’équipe sur les besoins de la clientèle.

Exigences spécifiques

La personne recherchée doit détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir six (6) années d'expérience pertinente.

Exigences particulières :

  • Connaître les logiciels de la Suite Office et Office 365 : Word et Excel (mise en page, tableaux, graphiques, statistiques), Power Point et Outlook;
  • Démontrer de la curiosité et une grande capacité d'apprentissage, entre autres, pour les logiciels de gestion et les particularités de l’offre de services de la direction et plus largement, des différents services du Cégep;
  • Avoir la capacité de faire des liens entre le besoin nommé, les services offerts à la direction et ailleurs au Cégep;
  • Pouvoir effectuer des recherches de manière autonome pour résoudre des problèmes;
  • Avoir un bon sens de l'organisation et une bonne capacité d'adaptation;
  • Pouvoir effectuer des opérations mathématiques relativement complexes;
  • Avoir un excellent français oral et écrit;
  • Avoir le souci du service à la clientèle;
  • Faire preuve d'écoute, d’ouverture et de patience;
  • Faire preuve de jugement;
  • Posséder de bonnes aptitudes pour le travail d’équipe.

Tests requis

Ces exigences sont susceptibles d'être mesurées par des tests écrits ou pratiques (connaissance du travail, mises en situation, maîtrise du français).

Statut de l'emploi

Régulier

Temps de travail

Temps complet

Horaire de travail

35 heures/semaine, de 8h-16h ou de 8h30 à 16h30 selon la préférence de la personne retenue

Échelle salariale

23.12 - 28.31$/H selon la formation et l'expérience

Emplacement du poste

Lieu de travail

Campus de Québec

Informations complémentaires

Poste à pourvoir le

2024-04-29